Por Mayobanex De Jesús Laurens…Derechos reservados 2023/Fotos de archivos externos
Antes de querer llevar registros contables, debes conocer lo que es un Sistema de Contabilidad, los elementos que lo integran y cómo se trabaja el Ciclo Contable en el mismo. Insistimos, sea manual o automatizado.
UN SISTEMA DE CONTABILIDAD LO INTEGRAN:
1.-Organización y clasificación de la entidad.
2.-División funcional y departamental de la entidad.
3.-Manual de normas, procedimientos y funciones.
4.-Catalogo de Cuentas contables.
5.-Instructivo al Catálogo de Cuentas.
6.-Libros de Registros Contables (diarios y mayores).
7.-Formularios o documentos operacionales y administrativos.
8.-Modelo de Estados financieros básicos y sus notas.
9.-Controles Internos operacionales y administrativos.
10.-Equipos tangibles a usar.
11.-Estructura impositiva legal (comprobantes fiscales, formatos de envío, ITBIS y llenado IT-1, ISR a Personas Físicas y llenado IR-1 con sus anexos, ISR a Personas Jurídicas con llenado formulario IR-2 y sus anexos, incluido Impuesto a los Activos,. También llenado formularios IR-13, IR-17, entre otros aspectos tributarios).
Cuando se tiene diseñado e instalado el Sistema de Contabilidad en la entidad, automatizado o manual, entonces es que se debe proceder a llevar Contabilidad Organizada. No puede haber Contabilidad sin un sistema instalado.
DESGLOSE DEL SISTEMA DDE CONTABILIDAD...
1.-ORGANIZACION Y CLASIFICACION DE LA ENTIDAD
Tras un levantamiento de la situación actual de la empresa, plasmado en un cuestionario tras hacer el recorrido por la misma, se describe este primer punto, en el cual se deben incluir: Nombre, dirección, RNC, teléfonos, estatutos, tipo de sociedad, inversionistas, forma del capital, productos o artículos que compra y vende o elabora, registros del personal en TSS y Ministerio de Trabajo, entre otras informaciones relacionadas.
2.-DIVISION FUNCIONAL Y DEPARTAMENTAL DE LA ENTIDAD
En este punto se deben incluir las informaciones obtenidas de recorrido por la empresa y la observación realizada, lo siguiente: departamentos de la entidad, organigrama de funciones, manual de puestos y funciones, entre otros aspectos relacionados.
3.-MANUAL DE NORMAS PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
En este punto se debe describir el manual de normas, procedimientos y funciones que debe realizar el personal en la empresa, que sirva de base para entrenamiento, eficiencia y se minimicen los errores al realizar su trabajo, el cual debe ser integral e inclusivo de todos los departamentos en el organigrama.
4.-CATALOGO DE CUENTAS CONTABLES
En este punto se debe incluir elaborar un catalogo de cuentas que incluyan todos los rubros del libro mayor general, en sus partidas reales y nominales (activo, pasivo, capital, ingreso, costo, gasto, cuentas de orden deudoras, cuentas de orden acreedoras, cuenta de cierre, clasificándolas de conformidad con normas internacionales de contabilidad. el catalogo debe ser dinámico, flexible y uniforme en la estructura de las cuentas.
5.-INSTRUCTIVO AL CATALOGO DE CUENTAS
Cada catalogo debe contar con un instructivo, que permita a quien va a llevar los registros contables saber debitar y acreditar correctamente cada operación de la entidad. El instructivo debe contemplar el nombre de la cuenta, su origen, saldo que representa, grupo al que pertenece, como se debitan y como se acreditan las mismas. Se puede hacer por cuentas controles y también por las de detalles; lo importante es que se incluya en ellas los aspectos fundamentales.
6.-LIBROS DE REGISTROS CONTABLES DIARIOS Y MAYORES
Aquí se debe incluir el sistema de libros que utilizara la entidad en la contabilidad. Esos libros se denominan: Diarios y Mayores.
Los libros diarios son: Diario de ventas, Diario de compras, Diario de entrada de almacén, Diario de salida de almacén, Diario de ingresos, Diario de desembolsos, Diario de descuentos y devoluciones, Diario combinado, otros.
Los libros mayores: Mayor auxiliar de bancos, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, Mayor auxiliar de inventarios, mayor auxiliar de activos fijos, mayor auxiliar de cuentas por pagar, Mayor auxiliar de gastos, entre otros.
Los libros de registros contables deben contener cada una una descripción de las funciones, qué se registra en ellos, detalles, cuando se debita, cuando se acredita y la de balance correspondiente, además de otras a incluir según sea necesario.
7.FORMULARIOS O DOCUMENTOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS
En este punto se debe incluir el sistema de formularios que utilizara la empresa, en el orden operacional e institucional, como forma de control interno. Desde el punto de vista operacional, estarían los de: venta a crédito, venta al contado, ingresos de caja, cheques bancarios, comprobantes de caja chica, requisición de almacén, conduce, orden de compra, autorización de cheques, reposición de caja chica, cuadre de caja, entre otros.
Los formularios deben incluir las siguientes características: nombre de la entidad, dirección, RNC, teléfonos, correo electrónico, numeración secuencial, columnas para nombres, detalles y valores, firmas autorizadas, las copias correspondientes que irían al cliente y los distintos departamentos, entre otros aspectos.
8.-MODELOS DE ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Y SUS NOTAS
En este punto se deben incluir los modelos de los estados financieros básicos que se elaboraran en la entidad mes por mes y a final de año: Estado de situación financiera, Estado de Resultados e integral, Estado de flujo de Efectivo, Estado de cambio en el patrimonio y las respectivas notas a los mismos.
Cada estado financiero debe tener una descripción de sus funciones, la finalidad y su forma de presentación, entre otros aspectos.
9.-CONTROLES INTERNOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS
El sistema de contener un manual de control interno operacional y administrativo, desde los activos hasta los gastos, en el aspecto financiero; y de cada una de las areas, en los relativo a gerencia y administración, independientemente del manual de funciones. Lo que se busca con el control interno es salvaguardar los activos y contribuir con la eficiencia operacional y administrativa de la entidad.
10.EQUIPO TANGIBLE A USAR
En este punto se incluye los activos fijos de la entidad, su ubicación, numero serial de identificación para inventario, clasificados en formato de propiedad, planta y equipo, entre otros aspectos.
11.-ESQUEMA IMPOSITIVO
Aquí debemos describir la Estructura impositiva legal (comprobantes fiscales, formatos de envío, ITBIS y llenado IT-1, ISR a Personas Físicas y llenado IR-1 con sus anexos, ISR a Personas Jurídicas con llenado formulario IR-2 y sus anexos, incluido Impuesto a los Activos,. También llenado formularios IR-13, IR-17, entre otros aspectos tributarios, planteando una especie de plataforma fiscal o contabilidad impositiva, para la corrección de los aspectos legales con el Estado. Usualmente esta fase se combina con asesores impositivos externos.
Lic. Mayobanex De Jesús Laurens
Tres veces Presidente de la Junta Directiva del ICPARD Filial Barahona y ExPresidente Regional Sur del ICPARD…
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